Comment simplifier la gestion des priorités de l'équipe Qualité et gagner jusqu'à 25% de capacité ?

Les journées sont trop courtes? Vous êtes sur tous les fronts et vous avez l'impression que tout est prioritaire? Votre équipe est sans arrêt dérangée et perd du temps à passer d'un sujet à l'autre? Il devient difficile de donner des directives claires? Les opérations prennent du retard et vous avez besoin de ressources supplémentaires ?

Bref, vous avez besoin de plus de mains pour maintenir la Qualité au quotidien ?

Et si vous pouviez facilement faire le tri dans les priorités et gagnez de la visibilité sur les opérations pour vous et votre équipe ? Et si vous pouviez permettre à votre équipe de rester concentrer et ainsi éliminer les retards? Et si vous pouviez faire gagner de l'autonomie à votre équipe pour vous libérer du temps ?

Et si sans pression supplémentaire, vous pouviez faire plus chaque jour avec la même équipe ?

Pourquoi cette situation? Un retour d'expérience sur une vingtaine de sites de production en 10 ans.
Bain à remous.jpg

Le bain à remous

Les équipes Qualité perdent environ 25% de leur capacité à cause des nombreux changements de priorité.

Ces changements de priorité ont de multiples origines. Changement de planning, changement de réglementation, inspection inopinée, etc… Face à ce bain à remous, l’absence de pilotage des tâches et de la charge/capacité ne permet pas d’avoir un suivi efficace, et les retards s’accumulent. Agir sur les causes de ce bain à remous n'est pas réaliste, car impose un changement de culture trop large dans l'organisation et est donc fragile dans le temps.

La dispersion des compétences

Depuis quelques années, les équipes Qualité sont de plus en plus structurée en fonction des ateliers de production. On retrouve un chargé d'AQ opérationnelle pour tout un atelier de production, ou plusieurs selon la taille de l'atelier.

Ce choix bien qu'améliorant la communication, permettant de développer des expertises de secteur empêche l'efficacité des équipes Qualité. Les chargés d'AQ opérationnelle prenant en charge tous les types d'activités, de la vérification des dossiers de lot, à l'investigations des déviations, en passant par la réalisation ou le suivi des CAPA, la rédaction des documents et la formation.

Pourtant, les compétences pour rédiger efficacement un bon document, vérifier un dossier de lot ou investiguer une déviation ne sont pas les mêmes. Les motivations non plus.

Cette dispersion des compétences provoque :

  • Une perte d'efficacité, en étant moyen partout, le collaborateur Qualité n'est pas aussi efficace pour chaque tâche que s'il était expert d'un métier,

  • Un temps d'intégration plus long, pour être autonome, un collaborateur Qualité devra être formé sur toutes les tâches,

  • Des difficultés de management, prioriser entre la réalisation d'une CAPA et l'investigation d'une déviation est plus dur que de prioriser entre 2 investigations,

  • Une accumulation des retards sur les actions moyen/long termes, la priorité étant donnée aux actions court termes pour assurer les libérations, et donc les pratiques ne s'améliorent plus,

  • Du stress lors de la préparation des inspections, pour s'assurer que dans toutes les activités mises de côté en routine, aucune n'est critique pour un inspecteur,

  • Et pour finir, une baisse de motivation, les collaborateurs Qualité étant dépassés par les retards et ne pouvant pas développer une réelle maîtrise de leur compétence.

La solution proposée par l'Académie de la Qualité efficace

Face à cette situation, l'Académie propose d'agir sur 3 axes pour simplifier la gestion des priorités et gagner 25% de capacité supplémentaire.

iStock-878650248.png

1. Une organisation d'experts sur le terrain

Une équipe structurée autour de chargé d'Assurance Qualité opérationnelle experts dans leur métier, basée sur les grands processus Qualité terrain.

Et Une équipe bien entendu déployée sur le terrain pour être au plus proche des opérations du quotidien.

2. Un pilotage quotidien de la charge/capacité

Chaque jour, faites le point, avec votre équipe, sur les encours de chaque process et ajuster la charge/capacité de chacun en fonction des évènements.

Bien entendu certain process nécessitent un pilotage quotidien (les déviations par exemple), mais d'autres peuvent se faire sur une fréquence moindre (la documentation). Profitez en pour enregistrer les activités passées, ce qui vous permettra ensuite d'évaluer, objectiver et défendre votre réellement besoin en ressource.

3. Un agenda standard de gestion du temps

Même avec une équipe d'experts sur le terrain et un pilotage de la charge/capacité, les actions court termes prendront toujours le dessus face aux actions moyen et long termes. En structurant, suivant et pilotant un agenda standard, avec des temps dédiés, vous éviterez à votre équipe de mettre de côté ces actions moyen et long termes.

 
FORMATION SUR SITE
L'équipe Qualité percutante
3,5 jours + 6 mois de suivi pour
Maitriser tous les concepts,
Préparer votre propre équipe Qualité percutante,
Construire vos outils de pilotage de charge/capacité,
Concevoir l'agenda standard de votre équipe.

Jour 1 - Une organisation d'experts sur le terrain

  • Découvertes des concepts et bénéfices de l'organisation avec des experts sur le terrain au travers d'une activité ludique

  • Exploration de la structuration de l'équipe selon les processus Qualité terrain

  • Structuration et dimensionnement de votre propre équipe selon les processus Qualité terrain

Jour 2 - Un pilotage quotidien de la charge/capacité

  • Découvertes des concepts et bénéfices du pilotage de la charge/capacité au travers d'une activité ludique

  • Exploration sur le terrain des contraintes solution pour mettre en place ce pilotage

  • Construction des outils pour mettre en place le pilotage

  • Expérimentation au travers de jeu de rôle

Jour 3 - Un agenda standard de gestion du temps

  • Découvertes des concepts et bénéfices de l'agenda standard au travers d'une activité ludique

  • Construction de l'agenda standard pour toute l'équipe

  • Identification des risques et contraintes pour la bonne mise en oeuvre de l'agenda standard

Jour 4 - Structuration du plan d'action

  • Identification des impacts du changement d'organisation et du mode de pilotage

  • Identification de toutes les actions et structuration du plan d'action

  • Organisation du suivi du plan d'action

Suivi de 6 mois

  • 1 suivi téléphonique toute les 2 semaines avec l'équipe pendant 2 mois

  • Puis un suivi téléphonique à la demande pendant 4 mois

  • 1 journée sur site avec l'équipe tous les 2 mois

Participants

  • L'équipe Qualité, ou a minima les managers Qualité

  • 4 personnes au minimum, 8 au maximum

MASTECLASS
Une organisation et un pilotage efficace pour votre Qualité
A venir...