Comment piloter et maîtriser les opérations Qualité pour éliminer les retards ?

Chaque mois, votre équipe passe des heures à préparer des indicateurs mais vous avez l'impression que ça ne sert pas à améliorer la situation ? Vous avez du mal à avoir une réponse claire sur l'état actuelle des opérations Qualité ? Vous avez déjà du, ou envisagez, faire une action pour rattraper des retards de CAPA, Change Control, Document etc... ? Vous avez du mal à défendre que votre équipe n'est pas assez grande ?

Bref, malgré tous les indicateurs que vous avez vous n'arrivez pas à piloter l'activité sereinement ?

Et si vous aviez des méthodes de pilotage qui vous facilitent le management au quotidien ? Et si vous aviez la possibilité à chaque instant de savoir où vous en êtes dans les activités ? Et si vous pouviez anticiper les risques de dérives ? Et si vous pouviez être serein avant une inspection grâce à cette vision ?

Et si vous aviez en permanence la maîtrise sur l'ensemble des activités de Qualité opérationnelle ?

La confusion entre indicateurs de performance et indicateurs de pilotage à l'origine de l'opacité des activités et une source de consommation de capacité non négligeable.

L'erreur des KPI

Dans toutes les organisations, on parle de KPI, indicateurs de performance. Dans toutes les organisations, il y a des comités Qualité mensuellement pour partager des slides Powerpoint avec des indicateurs, parfois des centaines de slides. Et pour préparer ces indicateurs, malgré l'air de la technologie, les personnes passent 2 à 3h, voir plus chaque mois à bidouiller dans excel pour sortir des graphiques souvent illisibles.

 

Tout ça pourquoi ? Qu'est ce que l'on retire réellement de ces informations? Dans les meilleurs des cas des actions d'amélioration sont décidés, dans le pire des cas rien du tout.

Et même quand des actions d'amélioration sont décidées, ça n'a pas vraiment de sens car ce sont souvent des actions qui donneront des résultats après plusieurs semaines, voir mois, donc le suivi mensuel risque de pousser au changement de stratégie en permanence.

Quelques exemples de KPI : Nombre de déviation ouvertes critiques, majeures et mineures, Le nombre de document revus, Le nombre de CAPA hors délais clôturée.

Les KCI, la grande inconnue

A contrario, on ne parle jamais ou presque des KCI (Key Control Indicators), indicateurs de pilotage. Ce sont les indicateurs qui permettent en un coup d'oeil de savoir où en sont les opérations en temps réelle et qui permettent ainsi de prendre des décisions qui auront un réel impact sur la performance des processus. Ce sont aussi des indicateurs qui permettent de faire le lien entre les activités et les besoins en ressources.

Les indicateurs sont plutôt des indicateurs visuels, à piloter à une fréquence la plus proche de la réalité des processus.

La solution proposée par l'Académie de la Qualité efficace
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L'Académie de la Qualité efficace vous propose de mettre en place les indicateurs de pilotage adaptés en fréquence pour chaque activité, des outils d'aide à la décision et l'automatisation des indicateurs de performance.

1. Des indicateurs de pilotage visuels

Pour définir les bons indicateurs de pilotage, cela peut prendre du temps, à la fois pour déterminé quel est le bon indicateur pour un processus mais aussi sur la forme et le rituel de pilotage.

L'Académie de la Qualité efficace vous propose de gagner 10 ans en utilisant les indicateurs de pilotage que nous avons développé et testé en réel, indicateurs adaptés à chaque process, avec pour chacun l'ensemble des outils nécessaire et le rituel de pilotage associé.

2. Des outils d'aide à la décision

Lorsque l'on a visuellement la situation exact pour chaque processus et le rituel adapté pour animer la réalisation des activités, très rapidement il va être nécessaire de prendre des décisions. Est-ce que cet évènement est une déviation ? Faut il faire ce Change Control maintenant ou plus tard ?Est-ce que cette CAPA est pertinente ? etc... L'académie de la Qualité efficace vous propose une panoplie d'outils d'aide à la décision développés sur ces 10 dernières années.

3. L'automatisation des indicateurs de performance

Il n'est plus question de passer 3h par mois pour sortir des indicateurs. Tous les eQMS moderne proposent des extractions de données et toutes les données nécessaires sont dans ces eQMS. Il est en place assez simple de formater un fichier excel pour automatiquement sortir le graphique dont on a besoin à partir des extractions de données sans dépenser des fortunes en outils de power BI.

FORMATION SUR SITE
Garder le CAP
3 jours +
6 mois de suivi pour
Découvrir et maîtriser les indicateurs de pilotage pour les activités de Qualité opérationnelle,
Préparer les outils de pilotage adaptés à la physionomie du site,
Découvrir et maîtriser les outils d'aide à la décision,
Préparer le plan de mise en oeuvre et de suivi du pilotage.

Au cours de cette formation, votre équipe apprendra :

  • Quels sont les indicateurs de pilotage pour chaque activité de Qualité opérationnelle,

  • Quels sont les rituels associés et comment les animer,

  • Quels sont les outils d'aide à la décision et comment les utiliser,

  • Comment mettre en place le pilotage malgré les back-logs existants,

  • Comment automatiser facilement les indicateurs de performance des activités de Qualité opérationnelle.

Après la formation, votre équipe repartira avec :

  • Les indicateurs de pilotage pour chaque activité de Qualité opérationnelle,

  • Les outils de management visuel associés,

  • Les rituels adaptés à votre contexte,

  • Les outils d'aide à la décision,

  • Les grilles d'autoévaluation des animateurs des rituels.

Pendant 6 mois après la formation, votre équipe sera suivi :

  • Toutes 2 semaines par téléphone et 1 fois tous les 3 mois sur site au travers des grilles d'autoévaluation,

  • Pour suivre l'évolution des indicateurs de pilotage et guider sur les décisions,

  • Pour assurer le maintien de la dynamique,

Profil des participants : Chargé Assurance Qualité, Manager Qualité.

Nombre de participants : 4 à 10 personnes.

Avec cette formation vous donnez à votre équipe les compétences nécessaires pour piloter efficacement l'ensemble de la Qualité opérationnelle au quotidien et enclenchez le passage à l'action.
Nous pouvons aussi vous aider à préparer les automatisations des indicateurs de performance.
 
MENTORING
Garder le CAP
6 mois +
6 mois de suivi pour
Mettre en place le pilotage efficace de la Qualité opérationnelle,
Aider à gérer le pilotage quotidien en parallèle des back-logs,
S'assurer de la pérennité du pilotage.

Au cours du mentoring, vos pilotes du quotidien apprendront :

  • A maitriser les rituels sur toutes activités de la Qualité opérationnelle,

  • A maitriser tous les outils de pilotage et d'aide à la décision,

  • A maintenir la dynamique quelque soit la motivation des participants,

  • A gérer les back-logs en parallèle du pilotage de routine.

A la fin du mentoring, vos pilotes auront :

  • Eliminer les back-logs et ne piloteront plus que la routine,

  • Tous les outils nécessaires pour éviter toute dérive,

Pendant 6 mois après le mentoring, vos pilotes seront suivis :

  • Via un point téléphonique tous les mois et une journée sur site tous les 3 mois,

  • Au travers des grilles d'autoévaluation,

  • Pour maintenir la dynamique, le momentum,

  • Pour les aider à faire face aux situation plus exceptionnelle.

Profil des futurs experts : Chargé Assurance Qualité, Manager Qualité.

Nombre de participants : 2 à 4 pilotes en parallèle.

Avec ce mentoring, en plus de donner à votre équipe les compétences pour piloter durablement et efficacement la Qualité opérationnelle, vous vous assurer la réussite grâce à l'élimination des back-logs.
 
MASTERCLASS
Une organisation et un pilotage efficace pour votre Qualité

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